Klasifikasi Kode Surat

KLASIFIKASI KODE SURAT

Berdasarkan Kepmendagri Nomor 78 Tahun 2012

Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah

Pemberkasan Surat Berdasarkan Kode Klasifikasi

1.         Klasifikasi kearsipan Kementerian Dalam Negeri dan perintah daerah merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah, mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari semua satuan organisasi dalam lingkungan Kementerian Dalam Negeri, dan pemerintah daerah yaitu menyelenggarakan sebagian tugas umum pemerintahan dan pembangunan dibidang pemerintahan umum dan otonomi daerah, ideologi, politik, pembangunan desa dan agraria, diberi kode angka arab, diperinci secara DECIMAL, dengan mempergunakan TIGA ANGKA DASAR, dilengkapi dengan kode pembantu, kode wilayah dan singkatan nama komponen.

2.         Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, didahului oleh 3 perincian dasar, masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi.

3.         Sesuai dengan sifat desimal arsip dikelompokkan dalam 10 pokok masalah, diberi kode 000 s/d 900. Dari 10 pokok masalah ini terlebih dahulu dibedakan antara tugas subtantif (pokok) dan tugas fasilitatif (penunjang).Angka 100 s/d 600 merupakan kode tugas-tugas substantif, sedangkan angka 000, 700, 800, dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif.Kode 000 menampung masalah-masalah fasilitatif diluar masalah pengawasan, kepegawaian dan keuangan.Disamping itu juga ditampung masalah-masalah yang berkaitan dengan kerumah tanggan, seperti protokol urusan dalam dan masalah-masalah yang tidak dapat dimasukkan dalam kelompok lainnya, seperti perjalanan dinas, peralatan, lambang negara atau daerah, tanda-tanda kehormatan dan sebagainya.

4.         Dengan demikian maka sepuluh pokok masalah tersebut telah menampung seluruh kegiatan pelaksanaan tugas Kementerian Dalam Negeri termasuk instansi-instansi dalam lingkungannya.

Sepuluh masalah tersebut adalah sebagai berikut :

000     Umum

100     Pemerintahan

200     Politik

300     Keamanan dan Ketertiban

400     Kesejahteraan

500     Perekonomian

600     Pekerjaan Umum dan Ketenagaan

700     Pengawasan

800     Kepegawaian

900     Keuangan

5.         Kode alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan.

Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.

Kode pembantu merupakan bentuk penyajian dari masalah tertentu yang merupakan aspek yang selalu timbul berkaitan dengan masalah lainnya, ditambah tiap kode yang memerlukan perincian lebih lanjut, untuk dapat memberikan dimensi ekstra pada arsip.

Kode pembantu dimaksud tersebut adalah :

- 01    Perencanaan

- 02    Penelitian

- 03    Pendidikan

- 04   Laporan

- 05   Panitia

- 06   Seminar, Lokakarya, Workshop

- 07   Statistik

- 08   Peraturan perundang-undangan

- 09   Tidak dipakai

Kode wilayah kode untuk menunjukan pembagian wilayah. Dengan memperhatikan prinsip, kode wilayah dimaksud disusun sebagai berikut :

-   11  Nanggroe Aceh Darusalam;

-   12  Sumatera Utara;

-   13 Sumatera Barat;

-   14 Riau;

-   15 Jambi;

-   16 Sumatera Selatan;

-   17 Bengkulu;

-   18 Lampung;

-   19 Kepulauan Bangka Belitung;

-   21 Kepulauan Riau;

-   31 DKI Jakarta;

-   32 Jawa Barat;

-   33 Jawa Tengah;

-   34 Daerah Istimewa Yogyakarta;

-   35 Jawa Timur;

-   36 Banten;

-   51 Bali;

-   52 Nusa Tenggara Barat;

-   53 Nusa Tenggara Timur;

-   61 Kalimanta Barat;

-   62 Kalimantan Tengah;

-   63 Kalimantan Selatan;

-   64 Kalimantan Timur;

-   71 Sulawesi Utara;

-   72 Sulawesi Tengah;

-   73 Selawesi Selatan;

-   74 Sulawesi Tenggara;

-   75 Gorontalo;

-   76 Sulawesi Barat;

-   81 Maluku;

-   82 Maluku Utara;

-   91 Papua;

-   92 Papua Barat.

Kode wilayah bagi provinsi dapat membentuk kode wilayah sendiri untuk kabupaten/kota di wilayahnya, sedangkan bagi kabupaten/kota dapat membentuk kode wilayah tersendiri untuk kecamatan diwilayahnya.

6.         Untuk mengetahui komponen yang menangani masalah diperlukan singkatan nama Komponen sebagai berikut :

-   SJ                    :     Sekretariat Jenderal;

-   IJ                    :     Inspektorat Jenderal;

-   KESBANGPOL     :     Direktorat Jenderal Kesatuan Bangsa dan Politik;

-   OTDA               :     Direktorat Jenderal Otonomi Daerah;

-   PUM                 :     Direktorat Jenderal Pemerintahan Umum;

-   BANGDA           :     Direkorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah;

-   PMD                 :     Direktorat Jenderal Pembangunan Masyarakat Desa;

-   DUKCAPIL         :     Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil;

-   KEUDA             :     Direktorat Jenderal Keuangan Daerah;

-   DIKLAT            :     Badan Pendidikan dan Pelatihan;

-   LITBANG          :     Badan Penelitian dan Pengembangan.

Untuk mengetahui Satuan Kerja Perangkat Daerah yang menangani masalah, diperlukan singkatan nama Satuan Kerja Perangkat Daerah dapat diatur sendiri sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Berikut di bawah ini Pola Klasifikasi Kodefikasi Surat Dinas :